Verslo konferencija šiandien yra daugiau nei kelių valandų susitikimas salėje. Įmonės ieško vietos, kurioje būtų patogu ne tik klausytis pranešimų ar dalyvauti diskusijose, bet ir pabendrauti, atsipūsti, pabūti kartu su kolegomis. Todėl renkantis vietą svarbu ne vien salės dydis ar turima įranga. Vis daugiau dėmesio skiriama aplinkai, maitinimui, apgyvendinimui ir galimybei po oficialios programos dalies neskubėti namo.
Patogi erdvė skirtingiems renginiams
Konferencijos vieta turėtų būti pritaikyta skirtingiems renginiams. Vienai įmonei gali reikėti nedidelės erdvės mokymams ar susitikimui su partneriais, kitai – didesnės salės konferencijai ar seminarui. Patogu, kai vienoje vietoje galima surengti ir oficialią renginio dalį, ir neformalius pokalbius.
Svarbus ir salės išplanavimas. Kartais dalyviams reikia sėdėti auditorijoje, o kartais patogiau dirbti mažesnėmis grupėmis. Todėl lanksti erdvė leidžia lengviau pritaikyti renginį prie jo pobūdžio ir dalyvių skaičiaus.
Technika turi veikti, o ne trukdyti
Niekas taip nesugadina gerai suplanuoto renginio kaip techniniai nesklandumai. Pristatymams reikalingas ekranas, projektorius, kokybiškas garsas, mikrofonai ir patikimas belaidis interneto ryšys. Dalyviai į konferenciją ateina dėl turinio, todėl techniniai klausimai neturėtų tapti pagrindiniu dienos rūpesčiu.
Tai ypač svarbu didesniuose renginiuose, kuriuose pranešėjai keičiasi, naudojami skirtingi pristatymai ar prie susitikimo nuotoliniu būdu prisijungia dalis dalyvių. Kuo sklandžiau veikia techninė įranga, tuo daugiau dėmesio lieka pačiam renginiui.
Įprastą biurą vis dažniau pakeičia gamtos apsuptis
Dalis įmonių konferencijoms sąmoningai renkasi vietas už miesto. Tam yra paprasta priežastis – pakeitus įprastą aplinką lengviau atsitraukti nuo kasdienių darbų ir susitelkti į tai, dėl ko susirinkta.
Gamtos apsuptis ypač tinka komandos susitikimams, mokymams ir kelių dienų renginiams. Po kelių valandų darbo galima išeiti į lauką, pasivaikščioti, pabendrauti su kolegomis ar tiesiog pailsėti.
Tokiam formatui tinka ir Karklėnai Resort. Netoli Vilniaus įsikūrusi vieta leidžia greitai pasiekti renginį, tačiau kartu suteikia galimybę pabėgti nuo miesto šurmulio. Aplinkui esanti gamta, miškai, upė ir tvenkiniai sukuria ramią aplinką, kurioje galima derinti darbą ir poilsį.
Maitinimas – ne tik pertrauka tarp pranešimų
Kavos pertraukėlės ir pietūs konferencijoje atlieka daugiau funkcijų nei vien suteikia galimybę pavalgyti. Būtent per pertraukas dalyviai dažnai susipažįsta, aptaria išgirstas mintis ir užmezga naujus pokalbius.
Dėl to svarbu, kad maitinimas būtų patogiai suplanuotas ir derėtų prie visos renginio programos. Vienam susitikimui gali pakakti kavos, arbatos ir lengvų užkandžių, o visos dienos renginiui reikės sočių pietų. Jei konferencija tęsiasi iki vakaro, praverčia ir vakarienė.
Renginys gali tęstis ir po konferencijos
Vis dažniau įmonės nori, kad išvyka nesibaigtų paskutiniu pranešimu. Po konferencijos norisi pabendrauti neformalioje aplinkoje, surengti komandos veiklą ar tiesiog ramiai praleisti vakarą.
Kai tokios galimybės yra šalia konferencijų salės, nereikia rūpintis papildomu transportu ar ieškoti kitos vietos. Komanda gali likti kartu ir po darbotvarkės pabaigos. Tai patogu tiek organizatoriams, tiek renginio dalyviams.
Poilsio galimybės taip pat gali būti labai įvairios. Vieni renkasi pirtį ar sūkurinę vonią, kitiems patinka pasivaikščiojimas gamtoje, o aktyvesnė komanda gali rinktis lauko veiklas ar komandos formavimo užduotis.
Kai konferencijai reikia daugiau nei vienos dienos
Jeigu renginys trunka dvi ar daugiau dienų, svarbi tampa ir nakvynė. Galimybė apsistoti toje pačioje vietoje, kur vyksta konferencija, gerokai palengvina visą organizavimą. Dalyviams nereikia po renginio ieškoti viešbučio ar važiuoti į kitą miesto dalį.
Tai ypač aktualu, kai į renginį atvyksta kolegos iš kitų miestų. Vienoje vietoje galima suderinti konferenciją, maitinimą, nakvynę ir poilsį. Organizatoriams taip pat lengviau suplanuoti dienotvarkę ir pasirūpinti dalyviais.
Renkantis vietą svarbiausia – lankstumas
Kiekvienas verslo renginys yra kitoks. Vienu atveju susirenka keliolika žmonių, kitu – šimtas ar dar daugiau. Todėl naudinga rinktis vietą, kurioje yra kelių dydžių konferencijų salės.
Karklėnuose įrengtos trys konferencijų salės. Mažesnė skirta renginiams iki 40 žmonių, vidutinėje gali tilpti iki 100 dalyvių, o didžioji salė pritaikyta didesniems susitikimams. Tai leidžia pasirinkti erdvę pagal konkretų renginį, o ne bandyti pritaikyti renginį prie vienintelės turimos salės.
Gera konferencijos vieta šiandien turi būti patogi nuo atvykimo iki išvykimo. Svarbu ne tik tai, kur stovės scena ar projektorius. Ne mažiau reikšminga ir tai, ką dalyviai matys per kavos pertrauką, kur galės pabendrauti po renginio ir ar turės galimybę likti nakvoti.
Kai darbo susitikimas vyksta malonioje aplinkoje ir nėra perkrautas vien oficialia programa, žmonės dažnai iš renginio išsiveža daugiau nei užrašus iš pranešimų. Lieka naujos pažintys, pokalbiai ir laikas kartu su komanda. Būtent tokios patirties šiandien iš konferencijos vietos ir tikimasi.
